1. 目的
2. 过程
3. 演讲者的准备
4. Slides的作用
5. 听众的要求
6. 强调：信息流动的必然方向
7. 示例：直观化的slide：表 vs 图 vs 精简后的图

三、最后的吐槽

一、概述

虽然不多，但是我一直以来还是比较关注演讲的技巧，毕竟这不是个人英雄时代。我们总是一个群体在协作，而通过高质量演讲的方式去交流，必然会提高协作的效率，发挥出1+1远远大于1的效果。

特别说明一下，这是我突然的一个想法，记录于此。不要理解成奇技淫巧，更不要理解成说教。

二、什么是演讲

1. 目的
在公司内部，演讲的目的更加倾向于信息、知识的交流与传播。而演讲的技巧无非是让交流的双方能有更大的收获，让传播的过程更加高效。

2. 过程
这是我个人的理解（我能想到的，使用电脑做图，最快速方法就是这个了）

演讲的结构

注：请原谅我的字迹 & 点击图片查看大图。
演讲的过程就是，演讲者将信息（或知识，本文不同地方会混用两个概念，该细节与本文无关）通过一定方法，传递给听众，并企图让听众有同样认识。注意，是企图哦。不同人的知识结构、思维方式都是不同的，而且传播的过程中非常容易出现信息丢失，听众获取到的信息与演讲者的理解自然是有差异的。
更详细地说，是演讲者将信息结构抽取出来，并以更加抽象、形式化的方式展现给听众，通过介绍、讲解等方式分享给听众。听众通过自己的理解，初步笔记，辅以必要的回顾学习，从而形成自己的理解。
整个过程就像以前高中老师描述读书一样：读书首先是将书越读越薄，然后越读越厚。读薄的过程是快速摸清知识的体系结构，了然于胸，自然变薄了。读厚的过程是在了解只是体系结构后，增加精读，以及自己的理解，自然就把书读厚了。相当于，先有骨架，后有血肉，自然把书读活了。

永远不涉及不必要的细节，永远将关注点放到High Level的层面上。A工具比B工具好，只要介绍特点、差异等重要信息就行，没必要把怎么下载，怎么安装，使用方法，等等等等，挨个给听众讲一遍！

3. 演讲者的准备
首先强调一点，具体场景不一样，方式也不一样，准备工作的时间、详细程度、方式也必然有差异。
常规来说，可以将知识的结构剥离出来，然后抽象成易于理解的形式。两个步骤都非常重要。第一步，剥离出信息的结构，就可以清晰地摸清复杂问题的本质，把复杂问题简单化。第二步，是将信息转换成易于理解的形式，不能被人理解的知识，再好也白搭。

4. Slides的作用
Slide最大的好处之一是它不是文档，尽管存在少部分人喜欢把ppt做成方便全屏翻页的word文档。按照我的理解，信息传递过程中的形式依次是1)文档 2)纲要 3) 高度抽象化的slide 4)笔记纲要 5)文档
当演讲者准备一份1万字的“文档”（抽象的文档，也可以是仅存于脑子里面的东西）来讲解复杂的知识时，那么观众需要依次在脑子中完成2)3)两个步骤，即在右脑中快速形成一个错误百出、信息损耗及其严重的摘要和抽象的认识，并记录下来，形成一个自己的、模糊的、甚至是大量错误的知识（抽象的文档）。
按照我的理解，演讲者的准备层级（即文档=>纲要=>抽象化的slide）越高，信息损耗越低，观众理解越快速越准确。

5. 听众的要求
一个好的听众，自然不能空手而来，默默地听完后，拍拍屁股走人。对于复杂的，或者之前完全没有认识的信息，首先要做好功课，不妨提前要到演讲者的slide。听的过程中，及时记录笔记。至于笔记的形式和方法，康奈尔笔记法(http://www.mifengtd.cn/articles/cornell-notebook-intro-and-ad.html)值得推荐。而听众脑海中的“文档”，一部分是演讲者通过讲动听的故事留下来的，另一部分是听众结合之前的笔记形成自己的理解和认识。

6. 强调：信息流动的必然方向
按照上面图中，我的理解是信息自左向右流动，每个步骤缺一不可，也不会缺少。当演讲者没有准备纲要或者高度抽象易于理解的slide时，这部分就会在听众右脑自动生成，至于正确性、完整性，就无法保证了。

7. 示例：直观化的slide：表 vs 图 vs 精简后的图
slide应当最大程度地提供高度抽象化的信息，以更加直观的形式展现，从而被听众高效的右脑直接接受。而不是绕到用于逻辑、文字处理的且低效的左脑去工作。
这里有个示例

采用更直观的表达

点击图片查看大图
通过将表格逐步抽象化成更加直观的图，减少噪音，从而也减少了误解。

三、最后的吐槽

最后，忍不住吐槽一下：真的只能、必须、不可避免地要把听众讲得异常迷糊吗？！
在过去的时间里，应该也包括更长的将来时间里，我都不断地听到这个声音

• “我的主题本来就很复杂，所以讲出来的内容当然很复杂呀”
• “这么复杂的东西，能让观众听懂1/3就不错了”
• “反正讲完后还得花老长时间去学习，所以听不懂也没关系啊”

对此，我表示很奇怪。这是为什么呢？

Search Everything是速度最快的文件搜索软件。百G盘几十万个文件，可以在几秒钟之内完成索引；文件名搜索瞬间呈现结果。支持中文，支持正则表达式，可以通过HTTP或FTP分享搜索结　　果。如果不满意Windows自带的搜索工具、Total Commander的搜索、Google 桌面搜索或搜索，如果正在使用或放弃了Locate32，都值得推荐这款体积小巧、免安装、免费、速度极快的文件搜索工具。

Search Everything 截图

最喜欢的几大特点

1. 体积小
2. 速度快
3. 支持正则匹配等复杂搜索条件
4. 实时更新（安装软件比较明显：能实时看到新增加的文件）
5. 支持远程部署(http/ftp等方式)

对我来说不算致命的几个限制

1. 仅支持NTFS格式的硬盘分区
2. 仅支持文件名搜索

在windows vista/win7中都会有受限于UAC，每次启动时都会弹出提示框。取消UAC自然不合适，Search Everything官网的FAQ已经给出了解决办法：Make Vista launch UAC restricted programs at startup with Task Scheduler。
基本思想是：把Search Everything配置到计划任务里，每次系统启动时自动打开Search Everything，最关键的一点是计划任务中可以设置“以最高权限运行”。
具体步骤可以参考上述网址，该网页中步骤极其详细，其实只有简单的几步而已。

我的配置如下

1. 创建计划任务
   

   第一步 创建任务

2. 简单设置计划任务名称等信息。关键是设置“以最高权限执行” 计划任务
   

   第二步 设置计划任务，关键是“以最高权限运行”

3. 创建触发器，选择系统启动时触发操作
   

   第三步 创建触发器

4. 设定操作：启动程序Search Everything
   

   第四步 设置操作

对比过去
踏踏实实做事真的很难，也是很多年轻人被抱怨的一个很大因素，而我更是如此。摒弃浮躁，踏实做事，该来的总会来。

2009年发生了什么
重新提起对数学和英语的兴趣，并开始系统的学习。除此之外，发现了很多问题，并独立思考解决方案。当然，方案和想法不是想出来，更多是在学习中去挖掘。过去一年中从各种途径获取了推荐的非常不错的书籍以及其他信息，并从中学习到很多知识，关于软件项目、个人管理、编程技能……
关于工作，2009年公司被收购，总体来说一切都在往好的方向发展，准确来说是转变。努力尝试从一个旁观者姿态来看的话，发现一路过来跌宕起伏，一次次的转变都静悄悄地降临在自己身上，乍一看不可思议，却也非常自然去走过来，感觉很奇妙。
关于感情，过去一年和亲友交流少了些。有些东西一旦放松就有可能逐渐远去，真的在乎就不能回避，甚至忽视。不过，上半年被QQ、MSN、GTalk、校内等社交网络中无关信息打扰地太严重了，2010年得认真解决这个问题。感谢那些却始终惦记着我的人。
2009也是一个令人失望的一年，眼睁睁看着这个国家的文明一次次倒退，却无能为力。能做的只是顺着众网民的大流：微动力，广天下。

2009年最兴奋的事
看见好书，立马上网下订单，而不用像上学时那样苦苦纠结。不过，现在书累计重量接近我的小冰箱了，下次搬家将会很郁闷。

2010年目标
1. 学习和提高
a) 数学和英语，这两个都是基础，目前已经开始实施，按部就班，按需微调，暂时不需目标来指导。尽量做到平均每周能有4天中独立出一段有价值的时间来学习数学和英语。
b) 编程经验，感觉过去一年看了太多的书，写的代码相对来说却不够。不过，按照提交的工作计划，2010年将会极大改善，我个人很期待。当然，09年积累下来的知识，包括个人管理经验，以及对软件项目认识的加深等，将会非常有益于将来的工作安排，不至于总是被计划外的事情和意外折腾地措手不及。
c) 调整好作息，善待自己。今年对厨艺稍微研究了一阵子，已经能自己带饭上班了。在这个只有母乳相对来说比较安全的国家，安全饮食根本不现实，只希望自己能尽力做到最好吧，没有什么比健康更重要了。
2. 改进和突破点
a) 多与亲友交流。除了编程，还有很多事情能让生活变得有趣，不要让任何一个理由抢占了分享的乐趣。
b) 多锻炼，小区跑步的人不少，天气好些时，可以尝试开始锻炼，并养成1个习惯用于健身（骑自行车上班不算）。
c) 至少参加1次公益活动，内容不限。
d) 至少养成1个好习惯，除之前提及的不算，内容不限，可以是工作管理、作息规范、锻炼等。
3. 重复一点：善于休息。
一句话感想：有啥也别有病，没啥也别没精神。

p.s. 2010怎么发音

How Are We Going To Say “2010″

图片来自：http://tc50tweets.techcrunch.com/story/396885318/how-are-we-going-to-say-%E2%80%9C2010%E2%80%B3-a-website-comes-just-in-the-nick-of-time

outlook 2007

本文主要针对outlook，不是因为outlook多么强大，而是很多公司考虑到保密问题都会自己建立邮件服务器。并且，公司内沟通经常使用约会、会议邀请等功能，也只有采用outlook那一大坨东西。
Outlook最大的麻烦就一个字：慢。用过outlook的人都应该有所体会。想要改善outlook速度只有一个办法：删掉所有的邮件。真的，删掉，全部删掉。一年前看到outlook数据文件达到400多兆时，我就毫不犹豫的选择了这个方法。后来，删掉这些邮件确实没有什么不好的影响。
日常管理时，尽量做到每收一封邮件就删掉。即使保留部分邮件，也应该控制保存时间尽量不要超过一周。
删掉后那些信息上哪找去？每一封邮件都有不同信息，需要放到不同地方，但绝对不应该原封不动地躺在收件箱里。
1）    通知公告类，看完就删
2）    垃圾邮件，删除
3）    需要确认某项操作的，回复，删除。
4）    报警、出错信息，加入todo，删除。
5）    有任务分配的邮件，加入todo，删除。
6）    邮件内容超长，标记未读，有时间再看；看完后，删除。（更好的方案是，转存到手机上，然后删除。我用的是evernote，直接集成到outlook中，不到1秒钟就可以完成转存工作）
7）    有重要信息，比如合作方联系方式（多在签名档中）。存到wiki，然后删除。这样做好处很多，首先，累积的邮件会使outlook变得极其臃肿，速度会大幅下降；其次，wiki很方便地与同事共享；最后，也是最重要一点，你离职的话需多久时间整理这些信息？事实上，离职后都会忘了处理这些信息。我就经历过这种痛苦，接手某项工作后，很多一部分精力都在查找各合作方的联系方式、以及相关的合作文档。
8）    其他，尽量删除吧。
关于存档，用outlook管理的话不推荐使用存档，存档会让你的outlook慢如蜗牛。我采用的方法是，笔记本上处理完邮件后立即删除。在公司的台式机上接受所有邮件，但不做任何处理，必要时会查询。事实上，基本上一个月也很难查1、2次。（只有一台电脑的话可以再启用另一个简单、便于查询的邮件工具来备份所有邮件，比如foxmail）

参考资料：
1）    这本书中有专门章节来讨论邮件处理技巧：《时间管理—给系统管理员》，http://www.douban.com/subject/2253513/。
2）    Zenhabits也有专门的讨论，可以参考，基本上思想差不多：http://zenhabits.net/2007/01/email-zen-clear-out-your-inbox/

1) Don’t check email first thing in the morning, or have it constantly on. This is a tip offered by many blogs, so nothing new here. Checking email first thing will get you stuck in email for awhile. Instead, do your most important thing for the day, or the thing you’ve been procrastinating on the most. Then check email. Better yet, do 2 or 3 things first. Also, if you are constantly checking email throughout the day, or it notifies you as soon as an email comes in, you will be constantly distracted and not able to focus on the task before you. I check once an hour, but you might have different needs.
2) When you check your email, dispose of each one, one at a time, right away. Make a decision on what needs to be done on each email.
2a) Is it junk or some forwarded email? Trash it immediately.
2b) Is it a long email that you just need to read for information? File it in a Read folder (or tag it Read and archive) or print it to read on the road (while waiting in line, for example).
2c) If the email requires action, make a note of the action on your to-do or GTD lists to do later. Also note to check the email for info if necessary. Then archive the email. You can easily find it later when you need to do that task.
2d) If you can respond to it in a minute or two, do so immediately. Don’t put it off. If you wait, you’ll end up with a backlog of emails to respond to, and you may never get around to it. I respond quickly, with a short note, and send it right away. That way I’m viewed as responsive and on top of things.
2e) If you need to follow up on the email later, or are waiting for a response, note it on a Waiting For list. Don’t just leave it in your inbox as a reminder.
3) I have only one folder: Archive. When I respond to an email, or finish reading it if it doesn’t need response, or note it on my to-do list, I archive it. Simple as that. You could add a Read folder if you want. I usually print longer ones to read later, like during lunch or while waiting for something. Other people have an Action folder or a Waiting For folder, but I find that that’s just an additional inbox (or “bucket” as GTD’s David Allen calls it) that you have to constantly check. I don’t like to check extra folders. I have my to-do lists and my Waiting For list, and that’s good enough. So it’s as simple as pressing “Archive” on an email, and if I need to find it later, Gmail’s search is so good that it’s easy to find. I’ve never had any problems with this system.
Email Zen is that easy: check email at regular periods, take action on each email right away (or note it on a list to do later) and archive.

最后附上一个周计划模板，个人感觉纸质的东西只要不泛滥还是电子版无法替代的：下载空白周计划表（http://www.gtdlife.cn/wp-content/uploads/2008/10/weekly-planner.pdf），这里有个范例：http://www.gtdlife.cn/wp-content/uploads/2008/10/filled-in-weekly-planner.pdf
资料来源：http://www.gtdlife.cn/2008/1016/weekly-plan-template/ ，邹 鑫。